ПОРЯДОК РОБОТИ
ЗІ ЗВЕРНЕННЯМИ ГРОМАДЯН

ПОРЯДОК РОБОТИ
ЗІ ЗВЕРНЕННЯМИ ГРОМАДЯН

І. ЗАГАЛЬНІ ПОЛОЖЕННЯ

Порядок роботи зі зверненнями громадян (далі – Порядок) розроблено згідно з Конституцією України, законами України «Про звернення громадян», «Про безоплатну правову допомогу», Указом Президента України від 07 лютого 2008 року № 109/2008 «Про першочергові заходи щодо забезпечення реалізації та гарантування конституційного права на звернення до органів державної влади та органів місцевого самоврядування», Інструкцією з діловодства за зверненнями громадян в органах державної влади і місцевого самоврядування, об’єднаннях громадян, на підприємствах, в установах, організаціях незалежно від форм власності, в засобах масової інформації, затвердженою постановою Кабінету Міністрів України від 14 квітня 1997 року № 348 (зі змінами), інших нормативно-правових актів з питань звернень громадян.

Цей Порядок визначає процедуру приймання, попереднього опрацювання, реєстрації та організацію розгляду звернень громадян, здійснення контролю за дотриманням строків надання відповідей на звернення та основні вимоги до організації і проведення особистого прийому громадян керівництвом обласної ради, головами постійних комісій, представниками юридичного відділу виконавчого апарату обласної ради у громадській приймальні обласної ради, прийому за місцем проживання громадян у районах і містах області.

Діловодство щодо розгляду звернень громадян покладається на відділ по роботі із зверненнями громадян управління з питань діяльності виконавчого апарату та роботи з персоналом виконавчого апарату обласної ради (далі – відділ по роботі із зверненнями громадян).

Електронні петиції, адресовані обласній раді, розглядаються відповідно до Порядку розгляду електронних петицій, адресованих Харківській обласній раді, затвердженому рішенням обласної ради від 23.06.2016 № 229-VII.

ІІ. ПОРЯДОК ОПРАЦЮВАННЯ ТА РОЗГЛЯДУ ЗВЕРНЕНЬ

  1. Письмове звернення – це викладена в письмовій або усній формі пропозиція (зауваження), заява (клопотання), скарга, що направлені поштою, або передані громадянином особисто чи через уповноважену особу, якщо ці повноваження оформлені згідно з чинним законодавством України.

Письмове звернення також може бути надіслане з використанням засобів електронного зв`язку мережі Інтернет (електронне звернення).

Письмове звернення може бути:

-  індивідуальне – звернення, що подане окремою особою;

-  колективне – звернення, подане групою осіб;

- повторне – звернення, викладене громадянином або групою осіб у письмовій формі виключно з тих питань, які вже були викладені у попередньому зверненні;

- неодноразове – звернення громадянина, що надходить до органу влади з одного й того ж питання і надсилається громадянином за короткий проміжок часу, а на попереднє звернення відповідь ще не надано або/чи надано обґрунтовану відповідь, проте автор із будь-яких причин продовжує надсилати звернення з таким самим змістом;

- дублетне – це пропозиція або заява чи скарга від одного й того ж громадянина (або однієї й тієї ж групи осіб) з одного і того ж питання, що направлено різним адресатам та яке надійшло на розгляд до обласної ради від державних органів вищого рівня або інших установ, організацій, ЗМІ за належністю для вирішення по суті, при цьому дублетні звернення до групи повторних звернень не відносяться;

- масове – це звернення, що надходять до органу влади у великих кількостях від різних громадян із однаковим змістом чи суттю питання;

- анонімне – це письмове звернення без зазначення прізвища, ім`я по батькові громадянина, місця проживання, не підписане автором/авторами (при надсиланні електронного звернення не вимагається  застосування електронного цифрового підпису), без зазначення дати, не викладено суть порушеного питання.

  1. Усним є звернення, яке викладається громадянином на особистому прийомі або за допомогою засобів телефонного зв`язку.

2.1. У обласній раді усне звернення, яке викладене громадянином на особистому прийомі, – записується відповідальною посадовою особою управління з питань діяльності виконавчого апарату та роботи з персоналом виконавчого апарату обласної ради.

2.2. Усне звернення, яке здійснено громадянином за допомогою засобів телефонного зв`язку на визначену телефонну лінію,  записується працівниками відділу по роботі із зверненнями громадян. Працівниками відділу по роботі із зверненнями громадян записуються повні персональні дані громадянина, короткий зміст (суть) питання, потім реєструється та передається на розгляд керівництву, після чого опрацьовується й передається на виконання відповідальним працівникам виконавчого апарату обласної ради.

 

  1. В обласній раді функціонує централізована комп`ютерна система діловодства, в якій здійснюються всі операції, пов`язані з проходженням звернень громадян (комп`ютерна база даних програми «Діло», підсистема «Звернення громадян» (далі – програма «Діло»)).

Також, інформація про реєстрацію, проходження та облік звернень громадян (окремо) фіксується в обліковій контрольній картотеці, яка зберігається у відділі по роботі із зверненнями громадян.

Усі звернення громадян і документи щодо їх розгляду, які надійшли на ім`я керівництва обласної ради, при опрацюванні формуються у справи і зосереджуються у відділі по роботі із зверненнями громадян, де зберігаються протягом одного року в алфавітному порядку, після чого передаються до архівного сховища обласної ради.

  1. Листи громадян, що надійшли поштою на адресу обласної ради, отримує відділ документообігу та контролю управління з організаційних питань діяльності ради виконавчого апарату обласної ради (далі – відділ документообігу та контролю) та в день отримання передає до відділу по роботі із зверненнями громадян управління з питань діяльності виконавчого апарату та роботи з персоналом виконавчого апарату обласної ради (далі – відділ по роботі із зверненнями громадян).
  2. Звернення, надіслані з використанням мережі Інтернет (електронні звернення), надходять на електронну пошту відділу по роботі із зверненнями громадян, а саме: Этот адрес электронной почты защищен от спам-ботов. У вас должен быть включен JavaScript для просмотра. . Для подання електронного звернення громадяни можуть використовувати форму, що розміщена на офіційному сайті обласної ради (додаток 1 до Порядку).
  3. Звернення громадян, адресовані постійним комісіям обласної ради, не реєструються і передаються відділом документообігу та контролю і відділом по роботі із зверненнями громадян постійним комісіям обласної ради для реєстрації і розгляду у відповідних комісіях.
  4. У разі надходження звернень громадян безпосередньо до постійних комісій обласної ради, які адресовані керівництву обласної ради, вони повинні бути передані для реєстрації до відділу по роботі із зверненнями громадян у день отримання.
  5. Працівники відділу по роботі із зверненнями громадян:

-     перевіряють наявність конверта та додатків до листа, а також відповідність вимогам ст. 5 Закону України “Про звернення громадян”;

- визначають суть, характер і короткий зміст звернення;

- перевіряють, чи є воно повторним, дублетним;

- реєструють у комп’ютерній базі даних (заносять до бази прізвище, ім’я, по батькові заявника, місце проживання, номер телефону заявника, індекс, дату супровідного листа (якщо звернення надійшло через органи влади або від інших органів, установ, організацій), дати і реєстраційні індекси попередніх звернень), роблять позначку “повторно”, якщо звернення є таким, та додають особову справу заявника з попереднім зверненням і листуванням стосовно нього;

- проставляють штамп із реєстраційним індексом та датою надходження  лише на оригіналах документів.

  1. Звернення Героїв Радянського Союзу, Героїв України, Героїв Соціалістичної Праці, осіб з інвалідністю внаслідок Другої світової війни, жінок, яким присвоєно звання “Мати-героїня”, а також звернення, що надійшли на розгляд за дорученнями Президента України, Верховної Ради України або Прем’єр-міністра України, розглядаються особисто головою обласної ради, а в разі його відсутності – заступником, на якого покладено виконання обов’язків голови обласної ради.
  2. Письмове звернення або електронне звернення, оформлене без дотримання вимог ст. 5 Закону України “Про звернення громадян”, повертається авторові з відповідними роз’ясненнями не пізніше ніж через 10 днів від дня його надходження. Копія такого звернення залишається у провадженні відділу по роботі із зверненнями громадян.
  3. Рішення про повернення звернення авторові приймає керівництво обласної ради. Відповідь заявнику з роз’ясненням вимог ст. 5 Закону України “Про звернення громадян” готує спеціаліст відділу по роботі із зверненнями громадян. Відповідь надається заявнику за підписом керівництва обласної ради.
  4. Анонімні звернення розгляду не підлягають.
  5. Письмові звернення, в яких порушені питання, вирішення яких не належить до повноважень обласної ради, направляються для розгляду за належністю органу, до компетенції якого відноситься вирішення питання по суті, у термін не більше 5 робочих днів із дня надходження до обласної ради, про що повідомляється громадянину, який подав звернення.

Рішення про направлення звернення за належністю приймають голова обласної ради, заступники голови обласної ради за напрямами діяльності та голови постійних комісій (у разі адресування звернення голові постійної комісії). Звернення направляється до визначеного органу супровідним листом із проханням повідомити про результати обласну раду та заявника або поінформувати автора звернення про результати розгляду.

  1. Прийом, попередній розгляд та реєстрація звернення у відділі по роботі із зверненнями громадян здійснюється у день надходження або наступного робочого дня у разі надходження звернень після 17.00.
  2. Заповнені реєстраційно-контрольні картки разом із зверненнями передаються працівниками відділу по роботі із зверненнями громадян керівництву під підпис у журналі реєстрації пошти.
  3. Керівництво ознайомлюється із змістом звернення, накладає резолюцію та передає звернення для подальшого опрацювання до відділу по роботі із зверненнями громадян.
  4. Розгляд звернень керівництвом обласної ради не повинен перевищувати двох робочих днів після отримання звернень.
  5. Головні спеціалісти відділу по роботі із зверненнями громадян:

- заносять до кожної електронної реєстраційно-контрольної картки програми «Діло» резолюцію керівництва обласної ради, зазначають дату повернення звернення до відділу, дату передачі відповідним виконавцям копії звернення та дату контролю (термін виконання);

- роблять копії звернень та реєстраційно-контрольних карток із резолюціями (дорученнями) та направляють на розгляд відповідним виконавцям під підпис у реєстраційно-контрольній картці.

  1. Відповідальні виконавці після відпрацювання та підпису керівництвом відповіді на звернення, із потрібною кількістю копій звернень та додатками за кількістю адресатів, передають для відправлення до відділу по роботі із зверненнями громадян, де відповідь реєструється, заноситься відповідний номер бланка до програми «Діло» та передається відділом по роботі із зверненнями громадян до відділу документообігу для відправлення адресатам.
  2. Відповідальність за виконання документа несуть особи, зазначені у резолюції голови обласної ради або його заступників, керуючого справами виконавчого апарату обласної ради, та працівники, яким безпосередньо доручено виконання.

Не допускається надання неоднозначних, необґрунтованих або неповних відповідей на звернення громадян, із порушенням строків, установлених чинним законодавством України, безпідставна передача розгляду звернень іншим органам.

Контроль за дотриманням термінів розгляду звернень здійснює відділ по роботі із зверненнями громадян.

  1. Термін розгляду звернень установлюється відповідно до статті 20 Закону України “Про звернення громадян” керівництвом обласної ради.

Рішення про подовження терміну розгляду до 45 днів з моменту надходження звернення до обласної ради приймає голова обласної ради або його заступники, тобто особа, яка установила первинний контроль, на підставі обґрунтованого подання виконавця з наступним повідомленням про зазначене заявника.

  1. Рішення про зняття з контролю звернень громадян приймають посадові особи, які прийняли рішення про взяття їх на контроль.
  2. Звернення, на які даються проміжні відповіді, з контролю не знімаються. Контроль завершується тільки після прийняття рішення та вжиття заходів щодо вирішення порушених у зверненні питань, в іншому випадку інформація передається керівництву для ознайомлення та погодження подовження терміну або встановлення додаткового контролю, а відповідне доручення направляється виконавцю.
  3. Кожне звернення формується як окрема справа, вміщується у м’яку обкладинку, якій присвоюється номер контрольно-реєстраційної картки звернення. Справа зберігається в архівному сховищі Харківської обласної ради протягом п’яти років.

ІІІ. ПОРЯДОК ОРГАНІЗАЦІЇ І ПРОВЕДЕННЯ ОСОБИСТОГО ПРИЙОМУ ГРОМАДЯН У ХАРКІВСЬКІЙ ОБЛАСНІЙ РАДІ

  1. Прийом громадян здійснюється щодня у приймальні обласної ради працівниками відділу з 9.00 до 13.00 та з 14.00 до 17.00 (у п‘ятницю до 16.00), крім святкових і вихідних днів.
  2. Особистий прийом осіб, які потребують безоплатної первинної правової допомоги з питань, що належать до компетенції обласної ради, здійснюється працівниками юридичного відділу виконавчого апарату обласної ради 2-го та 4-го понеділка кожного місяця з 10-00 до 12-00 у приміщенні громадської приймальні обласної ради.

Після проведення прийому працівники юридичного відділу інформують відділ по роботі із зверненнями громадян про кількість громадян, які звернулися під час прийому, кількість звернень, по яких надані роз‘яснення по суті порушених питань, передають звернення, що потребують реєстрації.

  1. Вхід громадян до приймальні – вільний. Під час особистого прийому громадянин повинен пред’явити документ, що посвідчує його особу.
  2. Інформація про порядок особистого прийому громадян в обласній раді та графіки прийому оприлюднюються на сайті обласної ради, у приміщенні громадської приймальні обласної ради та приміщеннях районних, міських, сільських і селищних рад.
  3. Під час проведення особистого прийому громадян можуть бути присутні їх представники, повноваження яких оформлені в установленому порядку, та особи, які перебувають у родинних стосунках із цими громадянами.

Присутність сторонніх осіб під час проведення особистого прийому громадян не допускається.

  1. Особистий прийом громадян (фізичних осіб) головою обласної ради, першим заступником та заступником голови обласної ради, головами постійних комісій обласної ради проводиться згідно з затвердженим графіком (далі - графік) з питань, вирішення яких віднесено до повноважень обласної ради.

6.1. Прийом Героїв Радянського Союзу, Героїв України, Героїв Соціалістичної Праці, осіб з інвалідністю внаслідок Другої світової війни, жінок, яким присвоєно звання “Мати-героїня”, проводиться особисто керівництвом обласної ради та головами постійних комісій обласної ради першочергово у дні прийому згідно з графіком.

  1. У разі відсутності голови обласної ради у день проведення особистого прийому (відпустка, відрядження, тимчасова непрацездатність, виробнича потреба тощо) особистий прийом громадян проводять уповноважені головою обласної ради посадові особи.
  2. Особистий прийом громадян головою обласної ради може бути організований також за безпосереднім дорученням голови обласної ради, незалежно від графіка проведення прийому.
  3. Особистий прийом головою обласної ради проводиться за попереднім записом тільки після розгляду питання, яке ставить громадянин, першим заступником, заступником голови обласної ради за напрямами діяльності та головами постійних комісій, якщо вирішення цього питання належить до компетенції обласної ради але не вирішено по суті під час розгляду попередніх звернень.

9.1. Попередній запис громадян на особистий прийом до голови обласної ради здійснюється начальником відділу по роботі із зверненнями громадян у письмовій формі в журналі попереднього запису громадян (додаток 2 до Порядку) не пізніше ніж за п’ять  днів до дня прийому.

9.2. Під час попереднього запису громадян на особистий прийом до голови обласної ради проводиться співбесіда, за результатами якої:

- з’ясовуються прізвище, ім’я, по батькові громадянина, місце проживання, соціальний статус, зміст питання (викладено по суті в письмовій формі), посадові особи, до яких заявник звертався за місцем проживання, і рішення, що були прийняті з цього питання;

- вивчаються питання, з яким громадянин бажає звернутися до голови обласної ради на особистому прийомі;

- надається роз’яснення заявнику щодо порядку розгляду звернення першим заступником та заступником голови обласної ради, головами постійних комісій обласної ради, до повноважень яких належить вирішення порушеного ним питання, у випадку, коли громадянин уперше звертається до обласної ради.

Якщо громадянин звертається до обласної ради повторно, з’ясовується, до кого із керівництва обласної ради або голів постійних комісій обласної ради він уже звертався і яке рішення було прийнято. При цьому перевіряються попередні звернення, матеріали  розгляду, висновки, довідки, відповіді осіб, які розглядали питання раніше, і якщо питання не вирішено по суті, дані заявника та суть його питання вносяться до списку громадян, які бажають звернутися до голови обласної ради на особистому прийомі.

Громадяни не приймаються, якщо вирішення питань, піднятих у їх зверненнях, на день прийому знаходиться на розгляді за дорученням керівництва обласної ради. У записі на особистий прийом може бути відмовлено якщо це є повторне звернення одного і того ж громадянина з одного і того ж питання, якщо питання, порушені у першому зверненні, вирішені по суті.

  1. Начальник відділу по роботі із зверненнями громадян:

- складає список громадян, які бажають потрапити на особистий прийом до голови обласної ради, та надає начальнику управління з питань діяльності виконавчого апарату та роботи з персоналом виконавчого апарату обласної ради (далі – начальник управління);

- повідомляє громадянину про місце, день і час прийому головою обласної ради за телефоном;

- за погодженням із начальником управління запрошує взяти участь в особистому прийомі керівників структурних підрозділів обласної ради та Харківської обласної державної адміністрації;

- забезпечує добірку матеріалів з питань, що будуть розглядатися на особистому прийомі у голови обласної ради.

  1. Головні спеціалісти відділу по роботі із зверненнями громадян заповнюють реєстраційно-контрольні картки згідно зі списком і беруть участь в організації особистого прийому.
  2. Начальник управління і начальник відділу по роботі із зверненнями громадян присутні на особистому прийомі та організовують його проведення.
  3. Особистий прийом громадян першим заступником та заступником голови обласної ради здійснюється згідно з графіком за попереднім записом через помічників заступників голови обласної ради (далі – помічники).
  4. Головні спеціалісти відділу по роботі із зверненнями громадян здійснюють добірку справ, попередніх звернень заявників, матеріали їх розгляду, висновки та відповіді на них, інші матеріали і документи, що стосуються суті питання, та передають помічникам заступників голови для підготовки особистих прийомів громадян.
  5. Помічники першого заступника голови обласної ради та заступника голови обласної ради :

- проводять попередню розмову із заявником з метою вивчення суті питання, ознайомлюються з матеріалами попередніх звернень, про що доповідають відповідно першому заступнику чи заступнику голови обласної ради, який веде прийом;

- присутні на особистому прийомі та забезпечують організацію його проведення, оформлення на реєстраційно-контрольних картках резолюцій і доручень керівництва обласної ради за результатами прийому;

- ведуть журнал особистого прийому громадян, записують зі слів заявників короткий зміст усних заяв;

- повертають після закінчення прийому, але не пізніше наступного робочого дня, до відділу по роботі із зверненнями громадян реєстраційно-контрольні картки з резолюціями керівництва обласної ради для опрацювання, готують проекти листів за дорученням керівництва і здійснюють контроль за вирішенням питань, що зазначені у зверненнях громадян, та терміном їх виконання.

  1. Особисті прийоми громадян головами постійних комісій обласної ради проводяться у дні і часи згідно з графіком без попереднього запису.

16.1. Якщо громадянин виявив бажання звернутись до голови відповідної постійної комісії на особистому прийомі з питанням, що є у віданні цієї комісії, працівники відділу з питань депутатської діяльності, роботи постійних комісій та фракцій управління з організаційних питань діяльності ради виконавчого апарату обласної ради проводять попередню розмову із заявником, за результатами якої:

- з’ясовують прізвище, ім’я, по батькові громадянина, місце проживання, контактний телефон, соціальний статус; зміст питання, із яким громадянин бажає звернутися до голови постійної комісії;

- повідомляють громадянину про місце, день і час прийому;

- надають роз’яснення щодо порядку розгляду звернень головою відповідної постійної комісії.

16.2. Працівники, зазначені у пункті 16.1 цього Порядку, забезпечують організацію особистих прийомів, присутні під час проведення головами постійних комісій особистих прийомів громадян, отримують та реєструють звернення в разі надання громадянами під час прийому письмових звернень, адресованих головам постійних комісій.

16.3. Після проведення особистого прийому інформують відділ по роботі із зверненнями громадян про кількість громадян, які звернулися під час прийому, кількість звернень по суті порушених питань.

ІV. ПОРЯДОК ПРОВЕДЕННЯ КЕРІВНИЦТВОМ ОБЛАСНОЇ РАДИ ВИЇЗНИХ ОСОБИСТИХ ПРИЙОМІВ ГРОМАДЯН ЗА МІСЦЕМ ЇХ ПРОЖИВАННЯ

  1. Виїзні особисті прийоми громадян здійснюються керівництвом обласної ради за місцем проживання громадян згідно зі щотижневим планом основних заходів Харківської обласної ради.
  2. Органи місцевого самоврядування, керівники підприємств чи організацій, на базі яких заплановано проведення виїзного прийому:

- доводять через ЗМІ до відома населення інформацію щодо днів і годин прийому, а також адреси, де буде проведено прийом;

- організовують попередній запис громадян на виїзний прийом;

- виділяють приміщення та створюють відповідні умови для проведення прийому.

  1. Відповідальні працівники управління з питань діяльності виконавчого апарату та роботи з персоналом виконавчого апарату обласної ради:

- під час проведення прийому отримують від громадян звернення та оформлюють доручення;

- після проведення виїзного прийому інформують відділ по роботі із зверненнями громадян про кількість громадян, які звернулися під час прийому, кількість звернень, по яких надані роз‘яснення по суті порушених питань, передають звернення, що потребують реєстрації;

- здійснюють контроль за виконанням наданих керівництвом обласної ради доручень;

- готують аналітичні матеріали (за потребою) про стан цієї роботи в обласній раді.

  1. Відділ по роботі із зверненнями громадян:

- здійснює опрацювання реєстраційно-контрольних карток виїзного прийому за змістом і характером порушених питань;

-    контролює дотримання термінів надання відповідей заявникам;

-  надає методичну допомогу відповідальним працівникам управління з питань діяльності виконавчого апарату та роботи з персоналом виконавчого апарату обласної ради, районним, міським, селищним, сільським радам з питань належної організації виїзного прийому громадян керівництвом обласної ради.

  1. Начальник відділу по роботі із зверненнями громадян:

- бере участь у виїзних особистих прийомах громадян головою обласної ради, за погодженням голови обласної ради;

- забезпечує направлення звернень, що подані на особистому прийомі
(у т.ч. виїзному), безпосередньо тій установі, організації, відомству, у віданні яких знаходиться вирішення проблеми, згідно з резолюцією керівника, який проводив прийом громадян;

- вивчає та аналізує проблеми, з якими громадяни звертаються на особистих (виїзних) прийомах до керівництва обласної ради;

- контролює додержання графіка особистого прийому громадян у громадській приймальні обласної ради, а також виїзних прийомів, готує звіти про організацію прийому громадян головою обласної ради.

Відповіді на звернення, що надійшли на особистому прийомі
(у т.ч. виїзному), готуються посадовими особами відповідно до доручення керівництва обласної ради.

V. ВИРІШЕННЯ ПИТАНЬ, ЯКІ ПОРУШЕНО У ЗВЕРНЕННЯХ ГРОМАДЯН, І НАДАННЯ ВІДПОВІДЕЙ ЗАЯВНИКАМ

  1. Звернення вважаються опрацьованими, якщо розглянуто всі поставлені в них питання, вжито потрібних заходів, заявникам дано вичерпні відповіді. Не допускається визнання заяв чи скарг необґрунтованими без роз’яснення заявникам порядку оскарження прийнятих щодо них рішень.
  2. Відповіді Героям Радянського Союзу, Героям України, Героям Соціалістичної Праці, особам з інвалідністю внаслідок Другої світової війни, жінкам, яким присвоєно звання “Мати-героїня”, а також на звернення, що надійшли на розгляд до обласної ради за дорученням Президента України, Верховної Ради України або Прем‘єр-міністра України, надаються головою обласної ради за його особистим підписом, а в разі його відсутності – заступником, на якого покладено виконання обов‘язків голови обласної ради.
  3. Відповідь за результатами розгляду колективного звернення громадян (якщо звернення підписали двоє та більше громадян) направляється тому громадянину, який у зверненні підписався першим або адресу якого зазначено у зверненні.
  4. Після закінчення розгляду звернення та зняття його з контролю сформована в установленому порядку справа зберігається протягом року у відділі по роботі із зверненнями громадян у алфавітному порядку. У разі одержання повторного звернення або появи додаткових документів вони підшиваються до цієї справи.

Забороняється зберігання справ у виконавців. Відділ по роботі із зверненнями громадян може надати справу заявника виконавцю за його запитом тільки під розпис, для роботи з нею у приміщенні відділу, в інших випадках – тільки окремі копії документів.

VІ. ДІЛОВОДСТВО ЩОДО РОЗГЛЯДУ ЕЛЕКТРОННИХ ПЕТИЦІЙ

  1. Діловодство щодо розгляду електронних петицій, адресованих Харківській обласній раді, здійснюється відділом по роботі із зверненнями громадян.
  2. Електронні петиції реєструються працівниками відділу по роботі із зверненнями громадян в окремому журналі (додаток 3 до Порядку).

2.1. Якщо електронна петиція надійшла у робочий час – вона реєструється у той же день, якщо після закінчення робочого часу, то електронна петиція буде зареєстрована із проставленням дати першого наступного робочого дня.

2.2. У правій нижній частині поля або на вільному від тексту місці першого аркуша електронної петиції проставляється відбиток штампу із зазначенням реєстраційного індексу і дати.

2.3. Реєстраційний індекс складається з початкової літери прізвища автора (ініціатора) електронної петиції, позначки «електронна петиція», порядкового номера, номера справи за номенклатурою.

Наприклад: Б-ЕП-5/03-02, де Б – початкова літера прізвища автора (ініціатора) електронної петиції, ЕП – позначка «електронна петиція», 5 – порядковий номер електронної петиції у поточному році, 03-02 – номер за номенклатурою справ.

2.4. Реєстраційно-контрольна картка оформлюється згідно з додатком 4 до Порядку, роздруковується та скріпляється разом із електронною петицією.

2.5. На реєстраційно-контрольній картці у правому верхньому куті проставляється штамп «ЕЛЕКТРОННА ПЕТИЦІЯ». Також цей штамп проставляється на першому аркуші електронної петиції  або безпосередньо над штампом із реєстраційним індексом, або, через відсутність вільного від тексту місця, – у правому верхньому куті.

  1. Електронна петиція повинна стосуватися питань, віднесених до компетенції Харківської обласної ради.
  2. Електронна петиція, яка містить заклики до повалення конституційного ладу, порушення територіальної цілісності України, пропагує війну, насильство, жорстокість, розпалювання міжетнічної, расової, релігійної ворожнечі, містить заклики до вчинення терористичних актів, посягання на права і свободи людини або не відповідає встановленим вимогам, на офіційному сайті не оприлюднюється.
  3. Начальник юридичного відділу або за його відсутності посадова особа зазначеного відділу, на яку покладено виконання обов`язків начальника юридичного відділу, за дорученням керівництва обласної ради, ознайомлюється з повним  текстом  електронної  петиції   на  предмет  її  відповідності  вимогам оприлюднення, після чого у реєстраційно-контрольній картці в одній із граф «Відповідає» чи «Не відповідає» проставляє особистий підпис.

5.1. У разі, якщо за висновком юридичного відділу електронна петиція не відповідає вимогам оприлюднення, працівники зазначеного підрозділу готують відповідь із відповідним роз`ясненням та передають її до відділу по роботі із зверненнями громадян для направлення автору (ініціатору) такої петиції протягом двох робочих днів від дня її направлення до обласної ради.

  1. Працівники відділу по роботі із зверненнями громадян:

- здійснюють реєстрацію відповіді автору (ініціатору) електронної петиції шляхом проставляння вихідного індексу та дати.

Наприклад: 03-02/М-ЕП-5 від 15.11.2018, де 03-02 – номер справи за номенклатурою, М – початкова літера прізвища автора (ініціатора) електронної петиції, ЕП – позначка «електронна петиція», 5 – порядковий номер електронної петиції у поточному році;

- сканують відповідь та направляють на адресу електронної пошти автора (ініціатора) електронної петиції або громадського об`єднання;

- надають копію відповіді відділу по роботі з громадськістю та ЗМІ для інформування автора (ініціатора) через сайт обласної ради.

  1. Електронна петиція, яка за висновком юридичного відділу відповідає всім вимогам, відділом по роботі з громадськістю та ЗМІ оприлюднюється на офіційному сайті обласної ради протягом двох робочих днів із дня надсилання її автором (ініціатором) із обов`язковим зазначенням дати початку збору підписів на її підтримку.

7.1. Дата оприлюднення електронної петиції на офіційному сайті є датою початку збору підписів на її підтримку.

  1. Відділом по роботі з громадськістю та ЗМІ постійно здійснюється контроль за надходженням до обласної ради електронних петицій, збором підписів на підтримку вже розміщених на офіційному сайті електронних петицій та забезпечується розміщення на офіційному сайті інформації щодо загальної кількості та переліку осіб, які підписали електронну петицію.
  2. Після закінчення встановленого строку збору підписів на підтримку електронної петиції відділ по роботі з громадськістю та ЗМІ протягом наступного робочого дня передає петицію в роздрукованому вигляді (де зазначено кількість зібраних голосів) до відділу по роботі із зверненнями громадян для подальшого опрацювання.
  3. Відділ по роботі із зверненнями громадян протягом поточного дня вносить до реєстраційно-контрольної картки відомості про кількість голосів, та дату завершення збору підписів.
  4. Якщо електронна петиція у тримісячний строк не набрала 5000 підписів на свою підтримку, далі її розгляд здійснюється у порядку, визначеному Законом України «Про звернення громадян», про що відділ по роботі з громадськістю та ЗМІ інформує автора (ініціатора) петиції.
  5. Електронна петиція, що не набрала необхідну кількісті голосів, реєструється відділом по роботі із зверненнями громадян шляхом внесення до підсистеми «Звернення громадян» програми «Діло» відповідних даних та проставляння на першому аркуші роздрукованої петиції, де зазначено загальну кількість зібраних голосів, відбитка штампу із реєстраційним індексом, який складається з початкової літери прізвища автора (ініціатора), позначки «електронне звернення», порядкового номера, номера за номенклатурою справ.

Наприклад: М-ЕЗ-115/03-02, де М – початкова літера прізвища автора (ініціатора), ЕЗ – позначка «електронне звернення», 115 – порядковий номер реєстраційно-контрольної картки на звернення громадянина у комп`ютерній базі даних програми «Діло», 03-02 – номер за номенклатурою справ.

12.1. Відділ по роботі із зверненнями громадян передає електронну петицію разом із реєстраційно-контрольною карткою (де зазначено кінцеву дату збору та кількість зібраних голосів) голові обласної ради, а у разі його відсутності – першому заступнику голови чи заступнику голови обласної ради, для накладання резолюції щодо подальшого її розгляду.

12.2. Після визначення виконавців керівництво повертає петицію з дорученням до відділу по роботі із зверненнями громадян не пізніше наступного робочого дня.

  1. За результатами розгляду петиції, що не набрала необхідну кількість голосів, та далі була розглянута відповідно до Закону України «Про звернення громадян», відповідною постійною комісією (далі – профільна комісія) готується відповідь у термін згідно зі ст. 20 зазначеного Закону та передається до відділу по роботі із зверненнями громадян для організації відправлення автору (ініціатору).
  2. Працівники відділу по роботі із зверненнями громадян:

- здійснюють реєстрацію відповіді шляхом проставляння вихідного індексу та дати.

Наприклад: 03-02/М-ЕЗ-115 від 23.12.2018, де 03-02 – номер справи за номенклатурою, М – початкова літера прізвища автора (ініціатора) електронної петиції, ЕЗ – позначка «електронне звернення», 115 – порядковий номер реєстраційно-контрольної картки на звернення громадянина у комп`ютерній базі даних програми «Діло»;

- сканують відповідь та направляють на адресу електронної пошти автора (ініціатора) електронної петиції або на адресу електронної пошти громадського об`єднання;

- надають копію відповіді до відділу по роботі з громадськістю та ЗМІ для інформування автора (ініціатора) через сайт обласної ради.

  1. У разі набрання необхідної кількості голосів, на підтримку електронної петиції відділ по роботі з громадськістю та ЗМІ не пізніше як через три робочі дні розміщує на офіційному веб-сайті інформацію про початок розгляду петиції, а в разі отримання електронної петиції від громадського об`єднання – не пізніше як через два робочі дні після отримання такої петиції; протягом робочого дня передає електронну петицію в друкованому вигляді до відділу по роботі із зверненнями громадян для опрацювання щодо подальшого її розгляду.

15.1. Відділ по роботі із зверненнями громадян, за дорученням керівництва, передає не пізніше ніж через три робочі дні, петицію  на розгляд відповідній профільній комісії обласної ради, предметом відання якої є порушене автором звернення питання.

15.2. Профільна комісія розглядає електронну петицію на своєму засіданні та за результатами розгляду питань, що порушуються в петиції, надає голові обласної ради висновки і рекомендації, а також у разі необхідності розробляє відповідний проект рішення, який вноситься на розгляд обласної ради.

  1. Персональну відповідальність за своєчасне, якісне та повне виконання доручень керівництва (голови обласної ради або за його відсутності – заступника голови обласної ради, на якого покладено виконання обов’язків голови обласної ради) щодо розгляду електронних петицій несуть керівники відповідних структурних підрозділів виконавчого апарату обласної ради та виконавці згідно з чинним законодавством.
  2. Відділ по роботі із зверненнями громадян формує у справи електронні петиції разом із реєстраційно-контрольними картками, копіями відповідей та пакетами документів щодо їх розгляду і вирішення питань, зазначених у петиціях.
  3. Справи, в яких містяться паперові версії електронних петицій із усіма матеріалами та інформацією про кількість підписів, розміщуються в хронологічному порядку та зберігаються в архівному сховищі обласної ради упродовж трьох календарних років.

 

Перший заступник

голови обласної ради                                                                В. Коваленко

Президент Украины
Верховная рада Украины
Правительственный портал
Харьковская областная государственная администрация
Харьковский городской совет
Національне агентство з питань запобігання корупції
Украинская ассоциация районных и областных советов
Ассоциация органов местного самоуправления Харьковской области
Совет почетных граждан Харьковской области
СБУ
Стратегия развития Харьковской области на 2015-2017 годы
Детский телевизионный фестиваль «Дитятко»
Эффективная первичная медицина в громаде
Конкурс Масельского
Громада очима дітей
Грант
Харківський обласний центр здоров'я
Харківський центр туризму
Слободской край
Ресурсный центр устойчивого местного развития
РЕГИОНЕТ
Харьковский региональный институт государственного управления
Форум Фактор
Соглашение мэров
КП