І. Загальні положення

 

Порядок роботи із зверненнями громадян, що надійшли поштою, організації та проведення особистого та виїзних прийомів громадян (далі Порядок) розроблено згідно з Конституцією України, Законом України “Про звернення громадян”, Указом Президента України від 07 лютого 2008 року № 109/2008 “Про першочергові заходи щодо забезпечення реалізації та гарантування конституційного права на звернення до органів державної влади та органів місцевого самоврядування”, Інструкцією з діловодства за зверненнями громадян в органах державної влади і місцевого самоврядування, об’єднаннях громадян, на підприємствах, в установах, організаціях незалежно від форм власності, в засобах масової інформації, затвердженою постановою Кабінету Міністрів України від 14 квітня 1997 року № 348. Порядок визначає основні вимоги до організації розгляду письмових звернень, проведення особистого прийому громадян керівництвом обласної ради у приймальні обласної ради, прийому за місцем проживання громадян у районах і містах області.

 

ІІ. Порядок опрацювання та розгляду письмових звернень

 

1. Письмове звернення – це викладені в письмовій формі пропозиції, заяви, скарги, що направлені поштою або передані громадянином особисто чи через уповноважену особу, якщо ці повноваження оформлені згідно з чинним законодавством.

2. Письмові звернення можуть бути:

-  індивідуальні – звернення, що подані окремою особою;

-  колективні – звернення, подані групою осіб;

- повторні – звернення, викладені громадянином або групою осіб у письмовій формі виключно з тих питань, які вже були викладені у попередніх зверненнях;

- дублетні – це пропозиції, заяви, скарги одного й того ж громадянина (або однієї й тієї ж групи осіб) з одного і того ж питання, що направлені різним адресатам та які надійшли на розгляд до обласної ради від державних органів вищого рівня або інших установ, організацій, ЗМІ за належністю для їх вирішення по суті, при цьому дублетні звернення до групи повторних звернень не відносяться;

- анонімні – не підписані автором (авторами) письмові звернення, без зазначення місця проживання, а також ті, по яких неможливо встановити авторство.

3. Листи громадян, що надійшли на адресу обласної ради поштою, отримує відділ документального забезпечення, контролю та архівної справи і в день отримання передає до відділу по роботі із зверненнями громадян (далі – відділ).

4. Звернення громадян, адресовані постійним комісіям обласної ради, не реєструються і передаються відділом документального забезпечення,  контролю та архівної справи і відділом по роботі із зверненнями громадян постійним комісіям обласної ради для реєстрації і розгляду у відповідних комісіях.

5. У разі надходження звернень громадян безпосередньо до постійних комісій обласної ради, які адресовані керівництву обласної ради, вони повинні бути передані для реєстрації до відділу по роботі із зверненнями громадян  у день отримання.

6.  Працівники відділу:

- перевіряють наявність конверта та додатків до листа, а також відповідність вимогам ст. 5 Закону України “Про звернення громадян”;

- визначають суть, характер і короткий зміст звернення;

- перевіряють, чи є воно повторним, дублетним;

- реєструють у комп‘ютерній базі даних (заносять до бази прізвище, ім‘я, по батькові заявника, місце проживання або роботи, телефон заявника, назву організації, індекс, дату супровідного листа (якщо звернення надійшло з органу влади вищого рівня), дати і реєстраційні індекси попередніх звернень), роблять позначку “повторно”, якщо звернення є таким, та додають особову справу заявника з попереднім зверненням і листуванням по ньому; якщо звернення взято на контроль органом влади вищого рівня, ставлять штамп “особливий контроль”;

- проставляють штамп з реєстраційним номером та датою надходження  лише на оригіналах документів.

7. Прийом, попередній розгляд та реєстрація звернення у відділі не повинні перевищувати 3-денний термін.

8. Листи Героїв Радянського Союзу, Героїв України, Героїв Соціа-лістичної Праці, інвалідів Великої Вітчизняної війни, жінок, яким присвоєно звання “Мати-героїня”, а також звернення, що надійшли на розгляд за дорученнями Верховної Ради України, Президента України або Прем‘єр-міністра України розглядаються особисто головою обласної ради, а в разі його відсутності – заступником, на якого покладено виконання обов‘язків голови обласної ради.

9.  Звернення, оформлене без дотримання вимог ст. 5 Закону України “Про звернення громадян” повертається авторові з відповідними роз‘ясненнями не пізніше ніж через 10 днів від дня його надходження. Копія такого звернення залишається  у провадженні відділу.

10. Рішення про повернення звернення авторові приймає керівництво обласної ради. Відповідь заявнику з роз‘ясненням вимог ст. 5 Закону України “Про звернення громадян” готує спеціаліст відділу по роботі із зверненнями громадян. Відповідь надається заявнику за підписом керівництва обласної ради.

11.  Анонімні звернення розгляду не підлягають.

12. Письмові звернення, в яких порушені питання, вирішення яких не належить до повноважень обласної ради, пересилаються для розгляду за належністю органу, до компетенції якого відноситься вирішення питання по суті, у термін не більше 5 робочих днів із дня надходження до обласної ради, про що повідомляється громадянину, який подав звернення.

Рішення про направлення звернення за належністю приймають заступники голови обласної ради за напрямами діяльності. Звернення направляється відділом по роботі із зверненнями громадян до визначеного органу супровідним листом із проханням повідомити заявника та обласну раду про результати розгляду  звернення.

13. Заповнені реєстраційно-контрольні картки разом із зверненнями передаються працівником відділу відповідальним працівникам відділу по забезпеченню роботи керівництва апарату під підпис у журналі реєстрації пошти.

14. Відповідальні працівники відділу по забезпеченню роботи керівництва апарату знайомляться зі змістом звернення, визначають виконавця, до компетенції якого відноситься вирішення зазначених у зверненні питань, готують проект доручення і передають звернення на розгляд керівництву обласної ради.

У разі потреби вносять пропозиції щодо необхідності комісійного розгляду звернення, із виїздом на місце або за участю заявника, а також визначення заходів щодо вирішення питання і розв‘язання проблем, які стали підставою для скарги. За необхідності, готують проекти запитів виконавцям.

15. Розглянуті керівництвом обласної ради письмові звернення передаються через відповідальних працівників відділу по забезпеченню роботи керівництва апарату до відділу по роботі із зверненнями громадян для опрацювання резолюції (доручення), під підпис у журналі реєстрації пошти, і направляються на розгляд відповідним виконавцям.

У журналі реєстрації пошти працівником відділу по роботі із зверненнями громадян зазначається дата надходження звернень до відділу від працівників відділу по забезпеченню роботи керівництва апарату (не пізніше двох робочих днів після отримання резолюції керівництва), після чого звернення передається  виконавцеві для опрацювання.

16. Взяттю на особливий контроль підлягають:

- листи, про результати розгляду яких необхідно повідомити органи влади вищого рівня або ЗМІ;

- листи, у резолюції по яких указано конкретні завдання та терміни.

17. Головні спеціалісти відділу по роботі із зверненнями громадян:

- заносять до електронної реєстраційно-контрольної картки резолюції керівництва обласної ради та дату контролю;

- готують для відправки оригінали звернень з додатками та необхідну кількість копій звернень, якщо виконавців декілька;

- на оригіналі звернення проставляють штамп “Взято на контроль. Додаток підлягає поверненню”;

- друкують повідомлення авторам про отримання звернення та порядок їх розгляду, якщо звернення не взято на контроль;

- передають листи до відділу документального забезпечення та контролю для відправлення адресатам.

18. Контроль за вирішенням питань, які громадяни підіймають у своїх зверненнях, і виконанням доручень керівництва обласної ради покладається на відповідальних працівників відділу по забезпеченню роботи керівництва апарату.

Контроль за дотриманням термінів розгляду звернень здійснює відділ по роботі із зверненнями громадян.

Головні спеціалісти відділу по роботі із зверненнями громадян отримують від виконавця інформацію щодо розгляду питання (у т.ч. копію відповіді заявнику), проставляють відмітку в реєстраційно-контрольній картці виконавця з зазначенням дати надходження відповіді до відділу та всі матеріали по справі передають відповідальним працівникам відділу по забезпеченню роботи керівництва апарату для перевірки змісту відповіді, наданого доручення, повноти вирішення питання та доповіді відповідальному керівнику.

19. Термін розгляду звернень установлюється керівництвом обласної ради відповідно до статті 20 Закону України “Про звернення громадян”.

Рішення про подовження терміну розгляду до 45 днів з моменту надходження звернення до обласної ради приймає особа із числа керівництва обласної ради, яка установила первинний контроль, на підставі обґрунтованого подання виконавця з наступним повідомленням про зазначене заявника.

20. Рішення про зняття з контролю звернень громадян приймають посадові особи, які прийняли рішення про взяття їх на контроль.

21. Звернення, на які даються проміжні відповіді з контролю не знімаються. Контроль завершується тільки після прийняття рішення та вжиття заходів щодо вирішення порушених у зверненні питань, в іншому випадку – інформація передається керівництву для ознайомлення та погодження подовження терміну або встановлення додаткового контролю, а відповідне доручення направляється виконавцю.

22.  Кожне звернення формується як окрема справа, вміщується у м’яку обкладинку, якій присвоюється номер контрольно-реєстраційної картки заявника. Справа зберігається у архіві Харківської обласної ради протягом п’яти років.

ІІІ. Порядок організації і проведення особистого прийому громадян у Харківській обласній раді

 

1. Прийом громадян здійснюється щодня у приймальні обласної ради працівниками відділу  з 9.00 до 13.00 та з 14.00 до 18.00 (у п‘ятницю до 16.00) крім суботи, неділі та святкових днів.

2. Вхід громадян до приймальні вільний.

3. Інформація про порядок особистого прийому громадян в обласній раді та графік прийому оприлюднюються в засобах масової інформації, розміщуються на веб-сайті обласної ради, у приміщенні приймальні обласної ради, районних та міських рад, селищних і сільських рад.

4. Під час проведення особистого прийому громадян можуть бути присутні їх представники, повноваження яких оформлені в установленому порядку, та особи, які перебувають у родинних стосунках із цими громадянами (крім неповнолітніх дітей). Присутність сторонніх осіб під час проведення особистого прийому громадян не допускається.

5. Особистий прийом громадян головою обласної ради, першим заступником та заступником голови обласної ради, головами постійних комісій обласної ради проводиться згідно з затвердженим графіком з питань, вирішення яких належить до повноважень обласної ради.

5.1. Прийом Героїв Радянського Союзу, Героїв України, Героїв Соціалістичної Праці, інвалідів Великої Вітчизняної війни, жінок, яким присвоєно звання “Мати-героїня”, проводиться особисто керівництвом обласної ради та головами постійних комісій обласної ради першочергово у дні прийому згідно з графіком.

6. Особистий прийом головою обласної ради проводиться за попереднім записом тільки після розгляду питання, яке ставить громадянин, першим заступником та заступником голови обласної ради за напрямами діяльності, якщо вирішення цього питання належить до компетенції обласної ради, але не вирішено по суті під час розгляду попередніх звернень.

6.1. Попередній запис громадян на особистий прийом здійснюється лише до голови обласної ради начальником відділу по роботі із зверненнями громадян  у письмовій формі в журналі обліку попереднього запису громадян на особистий прийом до голови обласної ради не пізніше ніж за 3 дні до дня прийому.

6.2. Під час попереднього запису громадян на особистий прийом до голови обласної ради проводиться співбесіда, за результатами якої:

- з‘ясовуються прізвище, ім‘я, по батькові громадянина, місце проживання, соціальний статус, зміст питання (викладено по суті в письмовій формі), посадові особи, до яких заявник звертався за місцем проживання, і рішення, що були прийняті з цього питання;

- вивчаються питання, з яким громадянин бажає звернутися до голови обласної ради на особистому прийомі;

- надається роз’яснення заявнику щодо порядку розгляду звернення першим заступником та заступником голови обласної ради, головами постійних комісій обласної ради, до повноважень яких належить вирішення порушеного ним питання, у випадку, коли громадянин вперше звертається до обласної ради.

Якщо громадянин звертається до обласної ради повторно, з‘ясовується, до кого із керівництва обласної ради або голів постійних комісій обласної ради він уже звертався і яке рішення було прийнято. При цьому перевіряються попередні звернення, матеріали  розгляду, висновки, довідки, відповіді осіб, які розглядали питання раніше, і якщо питання не вирішено по суті, дані заявника та суть його питання вносяться до списку громадян, які бажають звернутися до голови обласної ради на особистому прийомі.

Громадяни не приймаються, якщо вирішення питань, піднятих у їх зверненнях, на день прийому знаходиться на розгляді за дорученням керівництва обласної ради.

7. Начальник відділу по роботі із зверненнями громадян:

7.1. Складає список громадян, які бажають потрапити на особистий прийом до голови обласної ради, та надає начальнику відділу по забезпеченню роботи керівництва апарату за день до настання дати прийому.

7.2. Повідомляє громадянина про день і час прийому головою обласної ради за телефоном або письмово.

7.3. Визначає керівників і, за погодженням із начальником відділу по забезпеченню роботи керівництва апарату  запрошує взяти участь в особистому прийомі керівників управлінь та відділів обласної ради та Харківської обласної державної адміністрації.

7.4. Забезпечує добірку матеріалів з питань, що будуть розглядатися на особистому прийомі у голови обласної ради.

8. Головні спеціалісти відділу по роботі із зверненнями громадян заповнюють реєстраційно-контрольні картки згідно зі списком і беруть участь в організації особистого прийому.

9. Начальник відділу по роботі із зверненнями громадян, начальник відділу по забезпеченню роботи керівництва апарату, присутні на особистому прийомі, організовують його проведення та оформлення на реєстраційно-контрольних картках за результатами прийому резолюцій і доручень голови обласної ради.

10. Особистий прийом громадян першим заступником та заступником голови обласної ради  здійснюється згідно з графіком без попереднього запису в порядку черговості громадян, які прийшли на прийом.

11. Головний спеціаліст відділу  по роботі із зверненнями громадян:

попередньо знайомиться із суттю питання, з‘ясовує прізвище, ім‘я,  по батькові громадянина, місце проживання та оформляє реєстраційно-контрольну картку;

забезпечує першочерговий прийом осіб згідно з чинним законодавством України;

здійснює добірку матеріалів з питань, що будуть розглядатися на особистому прийомі, для чого з‘ясовує результати розгляду попередніх звернень. Справи попередніх звернень заявників, матеріали їх розгляду, висновки та відповіді на них, інші матеріали і документи, що стосуються суті питання, разом із реєстраційно-контрольною карткою передаються відповідальним працівникам відділу по забезпеченню роботи керівництва апарату.

12. Відповідальні працівники відділу по забезпеченню роботи керівництва апарату:

- проводять попередню розмову із заявником з метою вивчення суті питання, ознайомлюються з матеріалами попередніх звернень, про що доповідають відповідно першому заступнику чи заступнику голови обласної ради, який веде прийом;

- присутні на особистому прийомі та забезпечують організацію його проведення, оформлення на реєстраційно-контрольних картках резолюцій і доручень керівництва обласної ради за результатами прийому;

-  ведуть журнал особистого прийому громадян, записують зі слів заявників короткий зміст усних заяв;

- повертають після закінчення прийому, але не пізніше наступного робочого дня, до відділу реєстраційно-контрольні картки з резолюціями керівництва обласної ради для опрацювання та готують проекти листів за дорученням керівництва.

ІV. Порядок проведення керівництвом обласної ради виїзних особистих прийомів громадян за місцем їх проживання

 

1. Виїзні особисті прийоми громадян здійснюються керівництвом обласної ради за місцем проживання громадян згідно зі щотижневим планом основних заходів Харківської обласної ради.

2.Органи місцевого самоврядування, керівники підприємств чи організацій, на базі яких заплановано проведення виїзного прийому:

2.1. Доводять через ЗМІ до відома населення інформацію щодо днів і годин прийому.

2.2.Організовують попередній запис громадян на виїзний прийом.

2.3.Виділяють приміщення та створюють відповідні умови для проведення прийому.

3. Відповідальні працівники відділу по забезпеченню роботи керівництва апарату:

- під час проведення прийому отримують від громадян звернення та оформлюють доручення;

-  ведуть журнал особистого прийому громадян;

- на другий день після проведення виїзного прийому інформують відділ про кількість громадян, які звернулися під час прийому, кількість звернень, по яких надані роз‘яснення по суті порушених питань, надають звернення, що потребують реєстрації та контролю за наданими керівництвом обласної ради дорученнями.

  1. Відділ по роботі із зверненнями громадян:

- здійснює опрацювання реєстраційно-контрольних карток виїзного прийому за змістом і характером питань;

-    контролює дотримання термінів надання відповідей заявникам;

-  надає методичну допомогу відповідальним працівникам відділу по забезпеченню роботи керівництва апарату,   районним, міським, селищним, сільським радам з питань належної організації виїзного прийому громадян керівництвом обласної ради;

-  готує аналітичні матеріали (за потребою) про стан цієї роботи в обласній раді;

- забезпечує передачу звернень, що подані на особистому (у т.ч. виїзному) прийомі, безпосередньо тій установі, організації, відомству, у віданні яких знаходиться вирішення проблеми, згідно з резолюцією посадової особи, яка проводила прийом громадян;

- вивчає та аналізує проблеми, з яким громадяни звертаються на особистих (виїзних) прийомі до керівництва обласної ради;

- контролює додержання графіка особистого прийому громадян у приймальні обласної ради, а також виїзних прийомів, готує звіти про організацію прийому громадян;

- інформує голову обласної ради про факти не проведення прийомів.

Відповіді на звернення, що надійшли на особистому (у т.ч. виїзному) прийомі, надаються заявникам посадовими особами відповідно до доручення керівництва обласної ради або особисто.

V. Вирішення питань, які порушено у зверненнях громадян, і надання відповідей заявникам

 

1. Керівники  органів місцевого самоврядування та виконавчої влади, яким доручено керівництвом обласної ради розгляд звернень громадян, зобов‘язані уважно вивчити їх суть, у разі потреби вимагати у виконавців матеріали та направляти працівників цих органів на місця для перевірки фактів, викладених у зверненні, уживати інших заходів для об‘єктивного вирішення поставлених авторами звернень питань, з‘ясовувати та усувати причини, які спонукають громадян скаржитися, якщо це не суперечить чинному законодавству України.

2. За результатами розгляду звернення складається мотивований висновок, який має містити об‘єктивний аналіз усіх зібраних матеріалів, на підставі якого готується і надається інформація голові обласної ради (або першому заступнику, заступнику голови обласної ради, згідно з дорученням), разом із копією або  проектом відповіді заявнику в установлений керівництвом термін.

Не допускається надання неоднозначних, необґрунтованих або неповних відповідей на звернення громадян, із порушенням строків, установлених чинним законодавством України, безпідставна передача розгляду звернень іншим органам.

3. За результатами розгляду звернень надається інформація керівництву обласної ради та письмова відповідь заявникам за підписом керівників органів місцевого самоврядування, виконавчої влади та інших органів, яким доручено розгляд звернень і до повноважень яких належить вирішення порушених питань.

4. Відповідальність за своєчасний та якісний розгляд звернень і надання письмової  відповіді заявнику несуть посадові особи, яким доручено розгляд звернень.

5. Звернення вважаються опрацьованими, якщо розглянуто всі поставлені в них питання, вжито необхідних заходів, заявникам дано вичерпні відповіді. Не допускається визнання заяв чи скарг необґрунтованими без роз’яснення заявникам  порядку оскарження прийнятих щодо них рішень.

6. Відповідь інвалідам Великої Вітчизняної війни, звернення яких надійшли до обласної ради та розглянуті головою обласної ради, надаються за його особистим підписом. Проекти відповідей готують відповідальні працівники відділу по забезпеченню роботи керівництва апарату, після чого передають до відділу по роботі із зверненнями громадян (але не пізніше ніж за 2 робочі дні до настання терміну виконання).

7. Відповідь за результатами розгляду колективного звернення громадян (якщо звернення підписали двоє та більше громадян) направляється тому громадянину, який у зверненні підписався першим або адреса якого вказана.

8. Підписані керівництвом обласної ради відповіді заявникам передаються відповідальними працівниками відділу по забезпеченню роботи керівництва апарату до відділу по роботі із зверненнями громадян для оформлення їх у встановленому порядку і відправлення заявнику.

9. Після закінчення розгляду звернення та зняття його з контролю сформована в установленому порядку справа зберігається протягом року у відділі за територіальним і алфавітним принципом. У разі одержання повторного звернення або появи додаткових документів вони підшиваються до цієї справи. Забороняється зберігання справ у виконавців. Відділ по роботі із зверненнями громадян може надати справу заявника виконавцю за його запитом тільки під розпис для роботи з нею у приміщенні відділу, в інших випадках – тільки окремі копії документів.

10. Головні спеціалісти відділу по роботі із зверненнями громадян за першою вимогою заявника надають йому матеріали щодо розгляду звернення для ознайомлення.

 

Перший заступник

голови обласної ради                                                             О. Олешко

 

Президент Украины
Верховная рада Украины
Правительственный портал
Харьковская областная государственная администрация
Харьковский городской совет
Національне агентство з питань запобігання корупції
Украинская ассоциация районных и областных советов
Ассоциация органов местного самоуправления Харьковской области
Совет почетных граждан Харьковской области
Стратегия развития Харьковской области на 2015-2017 годы
Детский телевизионный фестиваль «Дитятко»
Конкурс Масельского
Харьковский областной Дворец детского и юношеского творчества
Слободской край
Ресурсный центр устойчивого местного развития
РЕГИОНЕТ
Реформа
Харьковский региональный институт государственного управления
Форум Фактор
Договор мэров
КП